TEMA 4
UNA APROXIMACIÓN AL CICLO CONTABLE

1.            SISTEMAS O FORMAS DE LLEVAR UNA CUENTA

2.            CUENTAS DE GESTIÓN

3.            REGULARIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD: RESULTADO DEL EJERCICIO

4.            UNA APROXIMACIÓN AL CICLO CONTABLE

5.            NORMAS QUE REGULAN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

1.            SISTEMAS O FORMAS DE LLEVAR UNA CUENTA

Existen 2 formas o sistemas de llevar una cuenta:

1-      Sistema Administrativo: se aplica cuando las entradas o aumentos y las salidas o disminuciones se contabilizan teniendo en cuenta el mismo criterio.

Por ejemplo: la cuenta de Caja utiliza siempre como criterio de medida el valor de la moneda.

2-      Sistema Especulativo: es cuando se utilizan distintos criterios para registrar los aumentos y disminuciones.

Por ejemplo: mercaderías utiliza como criterio de entrada el precio de coste y como criterio de salida el precio de venta.

Vamos analizar el funcionamiento de las cuentas de Activo y de Pasivo que ya conocemos en las unidades vistas anteriores.

Cuentas de Activo:

Las cuentas de Activo, es decir, los bienes y derechos de cobro del patrimonio de una empresa admiten los 2 sistemas de funcionamiento de las cuentas, tanto el Administrativo como el Especulativo.

La norma general es que las cuentas que representen derechos de cobro funcionen por el procedimiento Administrativo que contabiliza las entradas y salidas por el mismo valor, sin embargo, las cuentas que representan bienes admiten los 2 sistemas de anotación (Admtvo y Especulativo) siendo conveniente que se reserve el procedimiento Especulativo de forma exclusiva para el caso de mercaderías.

Cuentas de Activo por el Sistema Administrativo:

Carácter Inicial: comienza por el Debe.

Carácter Funcional: su funcionamiento es bilateral, es decir, se pueden anotar tanto en el Debe como en el Haber y en todo momento el Debe debe ser siempre mayor o igual al Haber.

Carácter Final: es saldo Deudor o cero y este saldo deudor indica el valor del elemento representado.

Cuentas de Activo por el Sistema Especulativo:

Carácter Inicial: comienza por el Debe.

Carácter Funcional: su funcionamiento es bilateral, es decir, admite anotaciones en el Debe y en el Haber.

Carácter Final: el saldo puede ser Deudor, Acreedor o cero, pero no indica el valor de las existencias.

Cuentas de Pasivo:

Las cuentas de Pasivo, es decir, las cuentas que reflejan las fuentes de financiación propias y ajenas de la empresa admiten un único sistema de funcionamiento el Administrativo que valora las entradas y salidas por el mismo criterio.

Cuentas de Pasivo por el Sistema Administrativo:

Carácter Inicial: comienza por el Haber.

Carácter Funcional: su funcionamiento es bilateral pudiéndose anotar tanto en el Debe como en el Haber pero en todo momento el Haber va a ser siempre mayor o igual que el Debe.

Carácter Final: el saldo será Acreedor o cero y este saldo acreedor indicará el valor de la deuda pendiente.

CUENTAS	TIPO ACTIVO/PASIVO	CARÁCTER INICIAL	CARÁCTER FUNCIONAL	CARÁCTER FINAL	SISTEMA
CAJA	ACTIVO	DEBE	BILATERAL D>=H	DEUDOR O CERO	ADMINISTRATIVO
MERCADERÍAS	ACTIVO	DEBE	BILATERAL	DEUDOR O CERO	ESPECULATIVO
CLIENTES	ACTIVO	DEBE	BILATERAL D>=H	DEUDOR O CERO	ADMINISTRATIVO
PROVEEDORES	PASIVO	HABER	BILATERAL H>=D	ACREEDOR O CERO	ADMINISTRATIVO

2.            CUENTAS DE GESTIÓN

El Patrimonio Neto de la empresa sufre variaciones a lo largo del tiempo como resultado de la actividad empresarial, que habrán de ser representadas y medidas por cuentas.

Las cuentas que se utilizan para representar los aumentos y disminuciones del Patrimonio Neto se producen como consecuencia de la gestión empresarial y se denominan cuentas de gestión o de gastos e ingresos.

Las cuentas de gestión permiten conocer ¿cómo?, ¿porqué? o ¿dónde? se ha producido beneficio o pérdida de la empresa en un determinado periodo de tiempo.

Características:

1-      Sólo dura un ejercicio al año, ya que al final del periodo cuyo resultado se quiere medir, todas las cuentas de gestión se anulan y engloban en una cuenta única que ofrece beneficio o pérdida conseguidos por la empresa.

2-      Las cuentas de gestión anotan los aumentos o disminuciones del Patrimonio Neto de tal manera que:

Cualquier cambio que suponga una disminución en el Patrimonio Neto se registra en el Debe, cuentas de Gastos.

Por ejemplo: reparar un elemento patrimonial que se haya estropeado se representará en la cuenta (622) de Reparaciones y Conservación como un gasto.

Cualquier cambio que suponga un aumento del Patrimonio Neto se anota en el Haber, cuentas de Ingresos.

Por ejemplo: cobrar intereses de las cuentas corrientes abiertas en los bancos se representarán en la cuenta (769) Otros Ingresos Financieros.

Funcionamiento:

Carácter Inicial: si es gasto nace por el Debe.

                           Si es ingreso nace por el Haber.

Carácter Funcional: en el momento en que se produce el hecho contable.

Los gastos se anotan siempre en el Debe.

 y Los ingresos se anotan siempre en el Haber.

Carácter Final: si es gasto el saldo es Deudor.

Si es ingreso el saldo es Acreedor.

3.            REGULARIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD: RESULTADO DEL EJERCICIO

Como ya hemos estudiado el Patrimonio Neto representado fundamentalmente por el capital de la empresa sufre aumentos y disminuciones que se reflejan en las cuentas de gestión (gastos e ingresos) y estas cuentas sólo duran un ejercicio económico.

Ejemplos de gastos de una empresa:

Recibo de la luz (628 Suministros)

Recibo del teléfono (629 Otros Servicios)

Reparar un vehículo (622 Reparaciones y Conservación)

Gastos por publicidad (627 Publicidad, Propaganda y Relaciones Públicas)

Sueldos de los trabajadores (640 Sueldos y Salarios), etc.

Ejemplos de ingresos:

Comisiones por hacer de intermediarios (754 Ingresos por Comisiones)

Alquiler de un local propiedad de la empresa (752 Ingresos por Arrendamientos)

Intereses de las cuentas bancarias (769 Otros Ingresos Financieros).

¿Dónde van a parar al finalizar el ejercicio económico las cuentas de gestión?

La respuesta es que después de contabilizar día a día los gastos e ingresos se  englobarán mediante una operación conocida con el nombre de Regularización en la cuenta (129) denominada Resultado del Ejercicio, que habrá de reflejar el resultado positivo o negativo de la gestión empresarial.

PATRIMONIO NETO

CAPITAL

DISMINUCIONES                                                             AUMENTOS

CUENTA DE GASTOS                                                      CUENTA DE INGRESOS

RESULTADO

EJERCICIO

La regularización supone realizar las operaciones necesarias para determinar el beneficio o pérdida de la empresa, mediante unos asientos elaborados al final del ejercicio económico consistentes en trasladar los saldos de los gastos e ingresos a la cuenta (129) Resultado del Ejercicio.

El Libro Mayor de esta cuenta refleja resultado positivo o saldo acreedor cuando (los Ingresos del haber es mayor que los Gastos del debe) I > G y negativo o saldo deudor cuando G > I.

DEBE             RESULTADO DEL EJERCICIO                HABER

           

            GASTOS                                           INGRESOS

SD:    DEBE > HABER = PÉRDIDAS

SA: HABER > DEBE = BENEFICIO

4. UNA APROXIMACIÓN AL CICLO CONTABLE

Todos los hechos contables que son las operaciones, que modifican o transforman el patrimonio de la empresa han de ser registrados en los Libros de Contabilidad. Para efectuar estas anotaciones es preciso tener los documentos justificativos (6 años) que lo representan tanto por la utilidad que suponen como por la obligatoriedad de su conservación.

Los documentos justificantes para el registro de las operaciones de la actividad empresarial constituyen la fuente de la información contable y puede ser: facturas, recibos del banco (extractos), cualquier documento de pago, cualquier documento de ingreso, pagarés, resguardos, órdenes firmadas por el empresario, etc.

Con los datos que aportan estos documentos las empresas registran sus operaciones en el Libro Diario como consecuencia también en el Libro Mayor y en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

LIBRO DIARIO

HECHOS                   ESTUDIO Y              REGISTRO               LIBRO MAYOR

                                   ANÁLISIS                                                                                      

CONTABLES                       A TRAVÉS                CONTABLE            LIBRO DE INVENTARIOS

                                   DE SUS                                                                    Y

                                   DOCUMENTOS                                          CUENTAS ANUALES

Las empresas regustran y analizan su contabilidad por periodos de igual duración. A estos periodos de tiempo se denominan en el origen ejercicio económico siendo su duración de 1 año coincidiendo con el año natural del 1 de enero al 31 de diciembre.

A 1 de enero Apertura

A 31 de diciembre Cierre.

Las operaciones de Apertura:

Una empresa comienza su actividad económica y contable al crearse o constituirse, o sino, cada 1 de enero reabre su contabilidad para lo cual realiza Balance o Inventario Inicial y Asiento de Apertura.

Las sucesivas operaciones a lo largo del ejercicio económico se van registrando todas las operaciones que se efectúan en el Libro Diario y en el Mayor, siendo necesario que exista concordancia entre ambas.

Periódicamente y como mínimo una vez al trimestre hacemos el Balance de Comprobación para conocer la situación del patrimonio y tener la certeza de haber pasado correctamente las anotaciones de unos Libros a otros.

Las operaciones de Cierre:

Al final del ejercicio económico se determina el resultado de la empresa mediante una Regularización en el Libro Diario y se elabora la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Además se cierra el ejercicio del Libro Diario y se representa una relación ordenada de la composición del Patrimonio empresarial por medio de la elaboración del Balance de Situación.

En el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se elaboran 3 documentos más:

                        - El estado que refleje los cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio.

- El estado de flujos de efectivo.

- La memoria.

OPERACIONES DE CIERRE:

LIBRO DIARIO                               LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

REGULARIZACIÓN                                              CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

    (RESULTADO)

                                                           BALANCE FINAL O DE SITUACIÓN

ASIENTO DE CIERRE                   ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

                                                                       ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

                                                                                              LA MEMORIA

5.                  NORMAS QUE REGULAN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

El código de comercio regula el proceso de elaboración de la información contable.

1)      ¿Cómo ha de llevarse la contabilidad?

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración periódica de Balances e Inventarios.

Todos los Libros y documentos contables deben ser llevados cualquiera que sea el procedimiento utilizado con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras.

Las anotaciones contables deben ser hechas expresando los valores en euros.

2)      Libros obligatorios de la contabilidad:

Se consideran Libros Obligatorios: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales.

El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida sin embargo la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes a condición de que su detalle aparezca en otros Libros o Registros que concuerden.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el Balance Inicial detallado de la empresa.

LIBROS DE CONTABILIDAD OBLIGATORIOS

EMPRESAS INDIVIDUALES                                                            SOCIEDADES

LIBRO                 LIBRO DE                LIBRO                       LIBRO DE                LIBRO

                              INVENTARIO                                             INVENTARIO          DE

DIARIO               Y CUENTAS             DIARIO                     Y CUENTAS             ACTAS

                              ANUALES                                                   ANUALES                           

Al menos trimestralmente se transcribirán con Sumas y Saldos los Balances de Comprobación y se realizará el Inventario de Cierre del ejercicio y Cuentas Anuales.

Las Sociedades Mercantiles están obligadas a llevar también el Libro de Actas que es un Libro obligatorio en el que constarán al menos todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.

3)      Legalización de los Libros de Contabilidad:

Hay  que ir al Registro Mercantil antes del 31 de julio del año siguiente con las cuentas anuales, y si coincide en festivo el día anterior.

Los empresarios presentarán los Libros que obligatoriamente deben llevar Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio fiscal para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviera el Libro y en todas las hojas de cada libro el sello de registro.

Será válida sin embargo la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente.

NOTA DE 1ª HOJA

LIBRO DEL                                           EMPRESA A                                                NÚMERO DE

                                                                 LA QUE                                            HOJAS QUE

QUE SE TRATA                                    PERTENECE                                    TIENE

PLAZOS DE                                                                                                SE SELLAN

                                                                                                                      TODAS LAS

LEGALIZACIÓN                                                                                       HOJAS

LIBRO ENCUADERNADO                                                                                 HOJAS SUELTAS

                                                                                                                      ANTES 4 MESES

ANTES DE UTILIZARLO                                                                         SIGUIENTES AL                                                                                                               CIERRE DEL

                                                                                                                      EJERCICIO

4) Conservación de la información contable:

Los empresarios están obligados a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados durantes 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.

5)      Valor probatorio y secreto de la información contable.

El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables corresponde a los Tribunales conforme a las reglas generales del derecho.

La contabilidad de los empresarios es secreta, la comunicación de los libros, correspondencia y demás documentos se hará de oficio o a instancia de parte en los casos de: sucesión, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones, expedientes de

regulación de empleo y cuando los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a ello.

6)      ¿Cómo han de formularse las Cuentas Anuales?

Al cierre del ejercicio todo empresario está obligado a formular las cuentas anuales de su empresa.

Se compone de:

-          Balance

-          Cuenta de Pérdidas y Ganancias

-          Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

-          Estado de flujos de efectivo (EFE)

-          Y la Memoria.

Las Cuentas Anuales forman una unidad y han de redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel:

a)      del Patrimonio,

b)      de la Situación Financiera

c)      y de los Resultados de la empresa.

El Balance comprenderá con la debida separación los bienes y derechos que constituyen el Activo de la empresa y las obligaciones que forman el Pasivo y los Fondos Propios.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias comprenderá con la debida separación los ingresos y los gastos del ejercicio y por diferencias el resultado del mismo, distinguiendo los resultados ordinarios propios de la explotación de los que no lo sean.

El Estado de cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) comprenderá:

-          El resultado del ejercicio

-          Las variaciones por los cambios en criterios contables

-          Las correcciones de errores

-          Y otros ajustes y variaciones de valor incluidos los derivados del criterio del valor razonable que deban imputarse al Patrimonio Neto.

El Estado de flujos de efectivo (EFE) Pondrán de manifiesto debidamente ordenado y agrupado por categorías o tipos de actividades los cobros y los pagos realizados por la empresa con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.

La Memoria Que completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales.

En cada una de las partidas de las Cuentas Anuales deberían figurar además de las cifras del ejercicio que se cierra las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.

                                                          

                                                           BALANCE

                                                           ACTIVO

                                                           PASIVO

                                                           PATRIMONIO NETO

                                                           CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

                                                           INGRESOS Y GASTOS

                                                           RESULTADO DEL EJERCICIO

CUENTAS

                                                           ESTADO DE CAMBIO EN EL

                                                           PATRIMONIO NETO (ECPN)

ANUALES

                                                           ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

                                                           NO ES OBLIGATORIO SIEMPRE

                                                           COBROS Y PAGOS

                                                           MEMORIA

                                                           COMPLETA Y AMPLIA

                                                           LOS DEMÁS DOCUMENTOS

La escritura y el contenido de los documentos que integran las Cuentas Anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.

Las Cuentas Anuales deberán ser firmadas por:

-          El propio empresario si la Empresa es Individual.

-          Por todos los socios que tengan Responsabilidad Ilimitada en el caso de Sociedades Colectivas o Sociedades Comanditarias.

-          Por todos los administradores en el caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada o Sociedades Anónimas.